KI-Schulungspflicht nach Art. 4 KI-VO: Umsetzung und Nachweis

Wen Unternehmen schulen müssen, welche Inhalte sinnvoll sind und wie die Maßnahmen rechtssicher dokumentiert werden

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen oder anbieten, die KI-Kompetenz ihres Personals fördern. Mit dem Digital Omnibus wurde Art. 4 KI-VO im Juli 2026 neu gefasst und in seinem Maßstab abgeschwächt. Viele Verantwortliche fragen sich deshalb, ob die KI-Schulungspflicht überhaupt noch Handlungsbedarf auslöst. Die Antwort lautet ja: Die Pflicht besteht fort, die Aufsicht hat ihre Arbeit aufgenommen, und dokumentierte Schulungen sind für Haftung und Arbeitsrecht wichtiger denn je. Dieser Beitrag zeigt, wen Sie schulen sollten, welche Inhalte sinnvoll sind und wie Sie den Nachweis führen.

Art. 4 KI-VO: Was die KI-Schulungspflicht seit dem Digital Omnibus verlangt

In der ursprünglichen Fassung verlangte Art. 4 KI-VO von Anbietern und Betreibern, nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, die am 27. Juli 2026 in Kraft getreten ist, wurde die Vorschrift neu gefasst. Anbieter und Betreiber müssen nun Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer in ihrem Auftrag mit KI-Systemen befasster Personen zu unterstützen.

Zwei Klarstellungen prägen die neue Fassung. Erstens verlangt die Vorschrift ausdrücklich kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen. Zweitens sind bei der Auswahl der Maßnahmen weiterhin technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, der Einsatzkontext und die Personen zu berücksichtigen, bei denen die Systeme eingesetzt werden. Aus einer Ergebnispflicht ist damit eine Handlungspflicht geworden. Neu ist außerdem, dass Kommission und Mitgliedstaaten die Bemühungen insbesondere kleiner und mittlerer Unternehmen unterstützen und die Kommission Praxisbeispiele veröffentlichen soll.

Unverändert bleibt der Kern: Die Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße, Branche und Risikoklasse des Systems. Sie betrifft also auch das Unternehmen, das lediglich einen Chatbot im Kundenservice oder einen Textassistenten im Marketing nutzt. Ein Zertifikat schreibt das Gesetz nicht vor, interne Unterweisungen, E-Learning und Workshops sind gleichermaßen zulässig. Wie sich Art. 4 in die übrigen Pflichten der Verordnung einfügt, zeigt unser Beitrag zu den Pflichten der KI-Verordnung nach dem Digital Omnibus. Einen kompakten Überblick über die Anforderungen gibt zudem unsere Seite zur KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 KI-VO.

Lassen Sie prüfen, ob Ihr bestehendes Schulungskonzept noch auf der alten Fassung beruht, denn der neue Maßstab eröffnet Spielräume für eine risikoorientierte und damit oft schlankere Umsetzung.

Wen die KI-Schulungspflicht betrifft: Rollen und Zielgruppen im Unternehmen

Adressaten der Pflicht sind Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist jedes Unternehmen, das ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Zu fördern ist die Kompetenz des eigenen Personals und anderer Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb oder der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, etwa Freelancer, Leiharbeitskräfte oder externe Dienstleister.

Weil kein einheitliches Niveau verlangt wird, sollten Unternehmen ihre Zielgruppen nach Rolle und Risiko unterscheiden. Bewährt hat sich eine Einteilung in folgende Gruppen:

• Alle Beschäftigten mit KI-Zugang: Grundlagen, zulässige Werkzeuge, Datenschutz, Vertraulichkeit und Kennzeichnungsregeln.
• Fachanwender mit erhöhtem Risiko: Beschäftigte, die KI in Personalauswahl, Kreditentscheidungen, Kundenkommunikation oder bei der Veröffentlichung von Inhalten nutzen.
• Führungskräfte und Geschäftsleitung: Verantwortlichkeiten, Organisationspflichten, Haftungsrisiken und Governance.
• IT, Entwicklung und Einkauf: Rollenklärung als Anbieter oder Betreiber, Vertragsgestaltung, Sicherheit und technische Dokumentation.
• Compliance, Datenschutz und Recht: Pflichtenkatalog der KI-Verordnung, Schnittstellen zur DSGVO und Umgang mit Behördenanfragen.

Für Hochrisiko-Systeme gehen die Anforderungen ab dem 2. Dezember 2027 weiter. Betreiber müssen dann nach Art. 26 KI-VO die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen. Wer solche Systeme einsetzt, sollte die zuständigen Personen schon jetzt gezielt vorbereiten.

Lassen Sie ein KI-Inventar erstellen, bevor Sie Schulungen planen, denn erst wenn feststeht, wer welche Systeme wofür nutzt, lassen sich Zielgruppen und Inhalte sinnvoll bestimmen.

Inhalte einer KI-Schulung: Was Mitarbeitende wissen sollten

Die KI-Verordnung legt keine Pflichtinhalte fest. Aus dem Zweck der Vorschrift und den übrigen Pflichten der Verordnung ergibt sich jedoch ein sinnvoller Kernbestand, der je nach Zielgruppe vertieft wird:

• Funktionsweise und Grenzen: wie generative und analytische Systeme arbeiten, warum sie fehlerhafte oder erfundene Ergebnisse liefern können und wie Ergebnisse geprüft werden.
• Interne Nutzungsregeln: freigegebene Werkzeuge, verbotene Anwendungen und der Umgang mit privaten Konten.
• Datenschutz und Geschäftsgeheimnisse: welche Daten nicht in KI-Systeme eingegeben werden dürfen und welche Anforderungen die DSGVO stellt.
• Transparenz und Kennzeichnung: Offenlegung beim Einsatz von Chatbots und bei Deepfakes nach Art. 50 KI-VO sowie Freigabeprozesse für veröffentlichte Inhalte.
• Verbotene Praktiken: Grundzüge des Art. 5 KI-VO einschließlich der ab dem 2. Dezember 2026 geltenden neuen Verbote.
• Urheberrecht und Haftung: Risiken bei der Übernahme fremder Werke und Verantwortlichkeit für fehlerhafte Ergebnisse.
• Diskriminierungsrisiken: Verzerrungen in Ergebnissen erkennen, besonders bei Entscheidungen über Menschen.
• Melde- und Eskalationswege: an wen sich Beschäftigte bei Fehlern, Sicherheitsvorfällen oder Unsicherheiten wenden.

Praxisnähe entscheidet über die Wirkung. Beispiele aus dem eigenen Arbeitsalltag, konkrete Werkzeuge und kurze Wiederholungen bleiben besser im Gedächtnis als eine einmalige allgemeine Präsentation. Welche Fallgruppen bei synthetischen Medien verboten sind, zeigt unser Beitrag zum Deepfake-Verbot der KI-Verordnung. Maßgeschneiderte Formate für unterschiedliche Zielgruppen bieten wir über unsere KI-Schulungen für Unternehmen an.

Lassen Sie die Schulungsinhalte rechtlich prüfen, bevor sie ausgerollt werden, denn fehlerhafte Aussagen zu Pflichten und Verboten können im Streitfall gegen das Unternehmen wirken.

KI-Schulungspflicht dokumentieren: Nachweis für Aufsicht, Haftung und Arbeitsrecht

Sanktionen und Aufsicht

Art. 4 KI-VO ist im Bußgeldkatalog des Art. 99 KI-VO nicht aufgeführt, und auch das KI-MIG enthält nach den bislang veröffentlichten Auswertungen keinen eigenen Bußgeldtatbestand für fehlende Kompetenzmaßnahmen. Daraus folgt aber keine Entwarnung. Die Bundesnetzagentur überwacht die KI-Verordnung seit dem 2. August 2026 und kann im Rahmen einer Prüfung nach Schulungsmaßnahmen fragen. Zudem kann fehlende Kompetenz mittelbar zu bußgeldbewehrten Verstößen führen, etwa wenn Beschäftigte Kennzeichnungspflichten nach Art. 50 KI-VO nicht kennen. Wie ein Aufsichtsverfahren abläuft, erläutert unser Beitrag zur KI-Aufsicht der Bundesnetzagentur.

Haftung und Organisationspflichten

Zivilrechtlich ist dokumentierte Schulung ein zentrales Entlastungsargument. Verursacht ein Mitarbeitender mit einem KI-System einen Schaden, stellt sich die Frage, ob das Unternehmen seiner Organisationspflicht nachgekommen ist. Für die Geschäftsleitung können § 43 GmbHG und § 93 AktG relevant werden, für die Verletzung von Aufsichtspflichten § 130 OWiG. Wer nachweisen kann, dass Beschäftigte angemessen unterwiesen wurden, verbessert seine Position deutlich.

Arbeitsrechtliche Bedeutung und Betriebsrat

Arbeitsrechtlich schaffen dokumentierte Schulungen und klare Nutzungsregeln die Grundlage, um Verstöße gegen interne Vorgaben überhaupt beanstanden zu können. Wo ein Betriebsrat besteht, sind dessen Rechte zu beachten, insbesondere die Unterrichtung über die Planung von KI-Anwendungen nach § 90 BetrVG, die Mitbestimmung bei technischen Überwachungseinrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und die Beteiligung bei betrieblichen Bildungsmaßnahmen nach § 98 BetrVG.

Formvorgaben für den Nachweis enthält das Gesetz nicht. Ein internes Verzeichnis genügt in der Regel, sollte aber mindestens folgende Angaben enthalten: Teilnehmende, Datum, Zielgruppe, Inhalte, Dauer, Format, betroffene KI-Systeme und die verantwortliche Person. Hilfreich sind zusätzlich Schulungsunterlagen in der jeweils verwendeten Version und eine Bestätigung der Kenntnisnahme der Nutzungsrichtlinie. Wie sich dieser Nachweis in die übrige KI-Dokumentation einfügt, beschreibt unsere Seite zur KI-Dokumentationspflicht.

Lassen Sie Ihr Nachweisverfahren so aufsetzen, dass es gegenüber Behörde, Gericht und Betriebsrat gleichermaßen trägt.

Schulungskonzept umsetzen: Formate, Turnus und Verantwortung

Ein belastbares Konzept lässt sich in wenigen Schritten aufbauen. Entscheidend ist weniger der Umfang als die nachvollziehbare Verbindung zwischen eingesetzten Systemen, Risiken und Maßnahmen.

• Bestandsaufnahme: eingesetzte KI-Systeme, Nutzergruppen und Einsatzzwecke erfassen.
• Risikobewertung: Zielgruppen nach Rolle und Risiko einteilen und Schulungstiefe festlegen.
• Nutzungsrichtlinie: verbindliche interne Regeln für den KI-Einsatz festlegen, auf die sich die Schulung stützt.
• Formate wählen: Basis-E-Learning für alle, vertiefende Workshops für Risikogruppen, kurze Unterweisungen bei neuen Werkzeugen.
• Turnus festlegen: Auffrischung in regelmäßigen Abständen sowie anlassbezogen bei neuen Systemen, geänderten Rechtsvorgaben oder Vorfällen.
• Verantwortung benennen: eine zuständige Stelle für Planung, Durchführung und Dokumentation bestimmen.
• Wirksamkeit prüfen: kurze Wissensabfragen, Rückmeldungen und Auswertung von Vorfällen nutzen, um das Konzept anzupassen.

Einen gesetzlich vorgeschriebenen KI-Beauftragten gibt es nicht. Eine klar benannte Zuständigkeit ist für die Umsetzung dennoch sinnvoll. Unternehmen ohne eigene Ressourcen können diese Aufgabe an einen externen KI-Beauftragten übertragen. Werden Schulungsleistungen extern eingekauft, sollten Inhalte, Aktualisierungspflichten und Nachweise vertraglich festgelegt werden, etwa im Rahmen einer KI-Vertragsprüfung.

Häufige Fehler bei der Umsetzung der KI-Schulungspflicht

In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Schwachstellen. Häufig wird eine einmalige, allgemeine Schulung durchgeführt, die nicht zu den tatsächlich genutzten Werkzeugen passt und nie aktualisiert wird. Ebenso verbreitet ist die Annahme, die Pflicht betreffe nur Unternehmen mit eigener KI-Entwicklung, obwohl bereits die Nutzung eines Chatbots genügt.

Ein weiterer Fehler ist die fehlende Verbindung zwischen Schulung und Nutzungsrichtlinie. Beschäftigte werden über Risiken informiert, erfahren aber nicht, welche Werkzeuge sie verwenden dürfen und welche Daten tabu sind. Schließlich scheitert der Nachweis oft an der Dokumentation: Teilnehmerlisten fehlen, Inhalte sind nicht mehr rekonstruierbar, oder externe Kräfte wurden gar nicht einbezogen.

Auch der umgekehrte Fehler kommt vor. Teure Zertifikatsprogramme für alle Beschäftigten sind rechtlich nicht vorgeschrieben und ersetzen keine rollenbezogenen Inhalte. Der neue Maßstab des Art. 4 KI-VO erlaubt ausdrücklich eine risikoorientierte Auswahl.

Lassen Sie Ihr bestehendes Konzept auf diese Schwachstellen hin prüfen, bevor eine Behörde, ein Gericht oder ein Vorfall sie offenlegt.

Wann lohnt sich anwaltliche Beratung zur KI-Schulungspflicht?

Anwaltliche Unterstützung ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen ein Schulungskonzept erstmals aufsetzt, KI in sensiblen Bereichen wie Personal, Finanzen oder Kundenkommunikation einsetzt oder einen Betriebsrat einbinden muss. Auch die Verbindung von Schulung, Nutzungsrichtlinie und Dokumentation zu einem stimmigen Gesamtsystem profitiert von rechtlicher Begleitung.

Rogert & Ulbrich verbindet die Schulungspraxis mit der rechtlichen Beratung zur KI-Verordnung. Die Kanzlei entwickelt zielgruppengerechte Schulungen, erstellt Nutzungsrichtlinien und Nachweisstrukturen und vertritt Unternehmen, wenn es zu Aufsichtsverfahren, Bußgeldverfahren oder Haftungsstreitigkeiten kommt. Vom Sitz in Düsseldorf aus berät die Kanzlei bundesweit auf Deutsch, Englisch und Niederländisch, was Schulungen für internationale Teams erleichtert.

Lassen Sie Ihr Schulungskonzept rechtlich einordnen und vereinbaren Sie eine Ersteinschätzung.

Fazit: Die KI-Schulungspflicht bleibt, der Maßstab wird flexibler

Der Digital Omnibus hat Art. 4 KI-VO entschärft, aber nicht abgeschafft. Unternehmen müssen weiterhin Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern, dürfen dabei aber risikoorientiert vorgehen. Ein eigenes Bußgeld für fehlende Schulungen gibt es derzeit nicht, doch Aufsicht, Haftung und Arbeitsrecht machen dokumentierte Maßnahmen weiterhin unverzichtbar.

Wer Zielgruppen nach Rolle und Risiko bestimmt, Inhalte an den tatsächlich genutzten Systemen ausrichtet und jede Maßnahme nachvollziehbar dokumentiert, erfüllt die Pflicht mit überschaubarem Aufwand und schafft zugleich eine belastbare Grundlage für den Ernstfall.

Rechtsstand: 15. September 2026. Berücksichtigt sind die Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 sowie das KI-MIG.

FAQs: Häufig gestellte Fragen zur KI-Schulungspflicht